EOS by Synapse est le cabinet de recrutement référent spécialiste sur les métiers d’Executive Assistant / Office Manager / Personal Assistant.
Nos clients sont très variés : TPE, PME, ETI et grands groupes internationaux et issus de divers secteurs d’activités (luxe, conseil, énergie, hospitality…)
Au sein d’EOS, nous sommes passionnés par l’art de connecter les talents exceptionnels aux entreprises qui aspirent à l’excellence en matière d’assistanat et de gestion administrative. Nous croyons en la personnalisation de chaque recherche de talent.
Voici pourquoi notre cabinet se révèle être le partenaire idéal pour votre recherche de talents dans ce domaine essentiel.
EOS by Synapse recherche pour l’un de ses clients un cabinet d’avocat : un Office manager H/F.
Poste basé à Paris centre à pourvoir pour début juillet ou début septembre (en fonction de la disponibilité du candidat recruté) dans le cadre du remplacement de la personne qui part.
Une passation aura lieu entre vous.
Le cabinet compte une dizaine de collaborateurs.
Votre bureau sera positionné à l’entrée du cabinet afin que vous puissiez accueillir les clients (moins d’une dizaine par semaine).
Le cabinet connaît une forte croissance, nous recherchons quelqu’un capable de proactivité et soulager au maximum les collaborateurs et assister la Fondatrice.
Le cabinet est reconnu pour ses fortes valeurs humaines, les locaux sont magnifiques, vous travaillerez dans une ambiance sereine et bienveillante.
Rémunération : entre 60k€ et 65k€ brut annuel selon expérience.
Vous serez rattaché(e) à l’Avocat Associée fondatrice du cabinet, vos missions seront les suivantes :
Office management du cabinet et assistanat de l’Associée fondatrice : 80%
– Gestion des prestataires
– Vérification de la bonne mise en place des salles de réunions
– Accueil des visiteurs (moins de dix par semaine)
– Organisation des cocktails clients
– Gestion des congés de collaborateurs
– Assistanat de l’Associée Fondatrice
C’est vous qui créerez le poste à votre image, la liste n’est pas exhaustive.
Facturation : 20%
– Collecte et contrôle des timesheets auprès des collaborateurs
– Vérification de la cohérence
– Saisie et mise à jour dans le logiciel de facturation
– Élaboration des factures clients en lien avec les 2 Associés et collaborateurs
– Contrôle de la conformité des informations avant émission
– Enregistrement et lettrage des règlements clients
– Suivi quotidien de l’état des paiements
– Signalement des anomalies ou retards aux associés concernés
– Mise en œuvre des relances préventives avant échéance
– Gestion des relances de retard en lien avec les associés
– Vous avez une expérience de 5 ans minimum en tant qu’Office manager.
– Vous avez le sens de la confidentialité.
– Vous faites preuve de proactivité et vous avez un grand sens du service.
– Maîtrise d’un logiciel de facturation.
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