EOS by Synapse est le cabinet de recrutement référent spécialiste sur les métiers d’Executive Assistant / Office Manager / Personal Assistant.
Nos clients sont très variés : TPE, PME, ETI et grands groupes internationaux et issus de divers secteurs d’activités (luxe, conseil, énergie, hospitality…)
Au sein d’EOS, nous sommes passionnés par l’art de connecter les talents exceptionnels aux entreprises qui aspirent à l’excellence en matière d’assistanat et de gestion administrative. Nous croyons en la personnalisation de chaque recherche de talent.
Voici pourquoi notre cabinet se révèle être le partenaire idéal pour votre recherche de talents dans ce domaine essentiel.
EOS by Synapse recherche pour l’un de ses clients : un Assistant de direction H/F.
Poste basé à Paris à pourvoir dès que possible en CDI.
Rémunération : entre 50k€ et 59k€ brut annuel selon expérience.
Avantages : intéressement, participation et CE.
Vous serez rattaché(e) à 6 membres du Comex, vos missions seront les suivantes :
1) ASSISTANAT DE DIRECTION
– Gestion des agendas des membres du Comex
– Identifier les urgences, filtrer les sollicitations (appels, emails, demandes internes et externes),
– Préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous internes et externes : consolidation
d’informations, mise en forme de présentations, synthèse de documentation
– Assurer la rédaction des supports de communication des réunions stratégiques du comité de
Direction : convocations, logistiques, ordres du jour, comptes rendus, mise en forme des
présentations, préparation des dossiers, relances, plans d’action.
– Garantir la confidentialité des informations traitées et faire preuve de fiabilité dans un
environnement à forts enjeux stratégiques.
2) INTERFACE TRANSVERSE & COORDINATION INTERNATIONALE
– Naviguer efficacement dans un environnement matriciel avec des interlocuteurs multiples,
internationaux et à différents niveaux hiérarchiques.
– Assurer un rôle de relai administratif et logistique sur certains projets transversaux.
– Gérer les échanges réguliers avec les interlocuteurs du siège, les autres DG d’Europe ou les
parties prenantes externes.
– Préparer et piloter l’organisation de séminaires internes, ateliers de direction, évènements
corporate ou inter-pays.
3) GESTION ADMINISTRATIVE & ANTICIPATION OPERATIONNELLE
– Organiser les déplacements : réservations de transport, hébergement, gestion des visas,
préparation des documents nécessaires.
– Suivre et soumettre les notes de frais dans les délais impartis.
– Coordonner l’accueil des visiteurs (partenaires stratégiques, membres du groupe, délégations
étrangères).
– Contribuer à l’harmonisation des pratiques de direction : modèles de présentation,
standardisation documentaire, supports communs.
– Gérer le suivi budgétaire : bons de commande, relances,
conformité des validations.
– expérience confirmée en assistanat de direction de haut niveau, idéalement dans un environnement international ou matriciel
– expérience en coordination administrative ou logistique impliquant plusieurs entités/pays
– expérience dans la gestion d’agendas complexes et d’interfaces multi-interlocuteurs
– maîtrise des outils bureautiques (Outlook, PowerPoint, Excel, Teams) et administratifs
– très bon niveau d’expression écrite et orale en français
– anglais courant et espagnol intermédiaire requis (à l’écrit et à l’oral)
– capacité à préparer des supports de communication structurés, clairs et synthétiques
– compétence en coordination logistique (réunions, événements, déplacements)
– rigueur, fiabilité et sens de l’organisation
– capacité d’anticipation et de priorisation dans un environnement exigeant
– très bon relationnel, diplomatie et posture professionnelle face à des interlocuteurs variés (internes / externes / top management)
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