Assistant de direction H/F

CDI

Temps plein

Paris 01

55k€ – 65k€

A propos de notre client

EOS by Synapse est le cabinet de recrutement référent spécialiste sur les métiers d’Executive Assistant / Office Manager / Personal Assistant.

Nos clients sont très variés : TPE, PME, ETI et grands groupes internationaux et issus de divers secteurs d’activités (luxe, conseil, énergie, hospitality…)

Au sein d’EOS, nous sommes passionnés par l’art de connecter les talents exceptionnels aux entreprises qui aspirent à l’excellence en matière d’assistanat et de gestion administrative. Nous croyons en la personnalisation de chaque recherche de talent.

Voici pourquoi notre cabinet se révèle être le partenaire idéal pour votre recherche de talents dans ce domaine essentiel.

Missions

EOS by Synapse recherche pour l’un de ses clients : un fond d’investissement référent sur son marché : un Assistant de direction H/F.

Poste basé à Paris centre à pourvoir dès que possible en CDI dans le cadre du remplacement de la personne en poste qui part pour un projet personnel.

Rémunération : entre 55k€ et 65k€ brut annuel selon expérience.

La Présidente est une personnalité publique très investie dans la communication (conférences, interventions), a des mandats extérieurs (CA, associations). Elle fait partie de différents cercles de dirigeants et anime un groupe de dirigeants de fonds de private equity.

La Présidente est une personne dotée de fortes valeurs humaines, vous travaillerez au sein d’un environnement bienveillant.

Vous serez rattaché(e) à la Présidente (fondatrice) du fond, vos missions seront les suivantes :

1/ Assistanat de direction de la Présidente (environ 70% du temps)

Traitement des mails reçus (réponse, envoi à une personne de l’équipe pour traitement, classement) et des sollicitations téléphoniques
Traitement des messages et demandes d’invitation Linkedin
Gestion d’agenda avec des parties prenantes diverses: rdvs, déjeuners et déplacements (peu nombreux)
Notes de frais
Voiture de fonction
Organisation/gestion d’événements : Salons investisseurs, séminaire annuel, réunions internes / externes, divers
Gestion d’un club de dirigeants de fonds de private equity : participations aux déjeuners
Assistanat privé (30% du temps)
Situations diverses, qui sont nombreuses ; anticipation des besoins

2/ Office Management (environ 30% du temps)

Ouverture / envoi du courrier
Gestion des fournitures et services : fournitures de bureau, café, bureautique, etc.
Organisation des (rares) voyages de l’équipe
Supervision de l’entretien des plantes et des locaux, relations avec le syndic de l’immeuble
Tenue des salles de réunion ; café à apporter aux invités, eau, etc.
Médecine du travail
Gestion des arrivées / départs du personnel et stagiaires : matériel, création d’identifiants, commande de carte de TR, mutuelle, registre du personnel

3/ Happyness Officer

Organisation des anniversaires et célébrations internes

Profil du candidat

Vous êtes rapide (qualité essentielle), énergique tout en demeurant stable, proactif(ve), réactif(ve), polyvalent(e), efficace et rigoureux(se), attentif(ve) aux détails, et aussi autonome. Vous êtes multi-tâches, avec un bon sens de l’organisation, tout en demeurant flexible. Vous êtes concentrée et avez une bonne mémoire. Doté€ d’une bonne capacité d’adaptation, vous ne refusez pas d’écouter des commentaires permettant de préciser les attentes. Vous avez une bonne qualité rédactionnelle.
Vous comprenez que pour cette dirigeante comme pour l’équipe, l’efficacité est stratégique.
Vous êtes une personne de confiance, intègre et porteuse de fortes valeurs.
Vous avez un bon relationnel. Vous représentez avec professionnalisme et élégance une équipe et sa dirigeante. Vous avez de la présence mais aussi de la retenue.
Vous connaissez et aimez le métier d’assistant(e), comprenant qu’il est stratégique pour l’efficacité de la dirigeante. Vous réfléchissez aux moyens de lui être utile.
Vous contribuerez à la chaleur humaine de cet environnement de travail par votre rayonnement, reposant sur votre approche positive et joyeuse.
Bonne Maîtrise des outils informatiques (Teams, Outlook, Excel, Word, Power point …).
Maîtrise de l’anglais pour des échanges simples, oraux et/ou écrits.