EOS by Synapse est le cabinet de recrutement référent spécialiste sur les métiers d’Executive Assistant / Office Manager / Personal Assistant.
Nos clients sont très variés : TPE, PME, ETI et grands groupes internationaux et issus de divers secteurs d’activités (luxe, conseil, énergie, hospitality…)
Au sein d’EOS, nous sommes passionnés par l’art de connecter les talents exceptionnels aux entreprises qui aspirent à l’excellence en matière d’assistanat et de gestion administrative. Nous croyons en la personnalisation de chaque recherche de talent.
Voici pourquoi notre cabinet se révèle être le partenaire idéal pour votre recherche de talents dans ce domaine essentiel.
EOS by Synapse recherche pour l’un de ses clients un fonds d’investissement qui a acquéri des centres de contrôle technique automobile : un Assistant administratif H/F.
Poste basé à Paris Centre (création de poste) à pourvoir pour début septembre en CDI.
Rémunération : entre 40k€ et 50k€ brut annuel selon expérience.
Vous êtes le véritable point de coordination entre la direction générale et les centres, vous
fluidifiez le quotidien des dirigeants, fiabilisez les flux administratifs (RH, comptabilité, juridique, achats) et contribuez à la bonne organisation d’un groupe multisites en croissance.
Vous serez rattaché(e) aux deux Dirigeants, vos missions seront les suivantes :
1) Administration générale & support à la direction
– Gestion administrative du siège
– Interface administrative entre le siège et les chefs des centres
– Classement, archivage et fiabilité documentaire (papier et numérique)
2) Ressources humaines (administratif)
-Suivi administratif du personnel : contrats, DPAE, dossiers salariés, mutuelle, visites médicales
– Suivi des absences, congés payés, repos compensateurs et plannings inter-centres via l’outil de
gestion RH (Skello)
– Suivi des inscriptions aux formations et suivi des agréments des contrôleurs
– Accueil administratif des nouveaux salariés (y compris lors des acquisitions)
– Préparation des éléments variables de paie et interface avec le cabinet social / la paie
Comptabilité & finance (support)
– Envoie des pièces comptables et justificatifs à l’expert-comptable via outil métier (Pennylane)
– Traitement des factures fournisseurs et clients ; suivi de la facturation des centres
– Suivi et relance des créances clients, notamment sur l’activité B2B en coordination des chefs de
Centre
3) Juridique, conformité & réglementaire (support)
–Classement et suivi des documents juridiques (statuts, PV,contrats,etc.)
-Appui aux formalités liées aux opérations de croissance externe et d’intégration
4) Achats & services généraux
-Suivi des fournisseurs et prestataires : suivi des contrats, commandes et approvisionnements
-Suivi administratif des contrats de maintenance des équipements des centres en lien avec les chefs
de centre
-Contribution à l’harmonisation des achats à l’échelle du groupe.
Cette liste n’est pas exhaustive.
– expérience de plus de 5 ans sur un poste administratif polyvalent, idéalement en PME ou au sein d’un environnement multisites
– une connaissance du secteur automobile ou d’un environnement réglementé est un plus
– très bonne maîtrise du Pack Office, en particulier Excel
– aisance avec les outils de gestion (paie, facturation, reporting) et capacité à prendre en main de nouveaux logiciels
– notions solides en gestion administrative RH et en pré-comptabilité.
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