EOS by Synapse recherche pour l’un de ses clients une maison de luxe : un Office manager H/F.

Poste basé à Paris centre à pourvoir dès que possible en CDI dans le cadre d’une création de poste.

Vous travaillerez au sein d’une maison en plein développement, il y aura des process à mettre en place. Gérer l’office management du bureau parisien et ponctuellement l’assistanat personnel de la fondatrice.

Rémunération : entre 50k€ et 55k€ brut annuel selon expérience.

Vous serez rattaché(e) à la fondatrice (DA de la maison), vos missions seront les suivantes :

1)Office Management (80%)

Comptabilité :

-lettrage, facturation fournisseurs, factures clients

-prévisionnel de trésorerie

-gestion de la relation avec l’expert-comptable pour l’établissement des comptes

-clôture de la paie

-relances clients

-gestion des arrêts et des congés, réponse aux questions des collaborateurs

-gestion de l’Urssaf et des Opco

Gestion quotidienne du bureau :

– Assurer la bonne organisation et le bon fonctionnement de l’espace de travail.

– Gestion de l’approvisionnement en fournitures de bureau (commandes, stock).

– Supervision de la maintenance et de la propreté des locaux.

– Coordination avec les prestataires externes (ménage, maintenance, IT, etc.).

2) Coordination et Projets Transversaux

Support aux équipes :

– Aider les différentes équipes dans la préparation et la coordination des événements internes (séminaires, team-building, lancement de produits).

Suivi des projets spéciaux :

– Contribuer à la gestion et à la coordination de projets spécifiques (ex. : réaménagement du bureau, événement pour les clients, etc.).

– Participer à l’optimisation des processus internes liés à l’organisation du bureau et des événements.

3) Assistanat de la directrice artistique (20%)

Assistanat de direction :

– Gestion de l’agenda du dirigeant, planification des réunions et des rendez-vous.

– Préparation des dossiers et des documents nécessaires pour les réunions (rapports, présentations).

– Prendre des notes lors des réunions importantes et assurer le suivi des décisions.

– Planifier et organiser les voyages (réservation de billets, hôtels, transports, visas si nécessaire).

– Gestion de l’agenda des événements professionnels (séminaires, conférences, rendez-vous avec des partenaires).

Assistanat personnel :

– Effectuer des réservations personnelles (restaurants, événements, etc.).

– Gérer les demandes personnelles liées à l’organisation privée du dirigeant (gestion de la résidence, coordination avec le personnel de maison, etc.).

– Gestion des déplacements personnels

Relations publiques :

– Assurer et planifier la présence de la direction aux évènements clés