EOS by Synapse recherche pour l’un de ses clients un fabricant et distributeur de biens de consommation à l’échelle internationale : un Office manager H/F.

Poste basé à Paris centre à pourvoir dès que possible en CDI.

Rémunération : entre 45k€ et 50k€ brut annuel selon expérience + bonus.

Vous serez rattaché(e) à la Directrice générale déléguée au sein du bureau historique parisien composé de 5 personnes, vos missions seront les suivantes :

Au quotidien :

– Gestion des Visas : constitution des dossiers (collecte des pièces justificatives, traduction,
légalisation…) et transfert au prestataire, et suivi des retours selon les déplacements prévus
– Organisation des voyages et des déplacements professionnels (réservation billets d’avion/hôtels, suivi)
– Accueil physique des rendez-vous
– Réception des appels téléphoniques
– Gestion du courrier postal sortant : affranchissement et dépose du courrier à l’accueil de l’immeuble
– Gestion du courrier postal entrant : collecte du courrier à l’accueil de l’immeuble, tri et remise aux
différents destinataires
– Gestion des prestataires (type DHL, DRC,) pour envoi pli et colis autres que postaux
– Réception des documents juridiques (Filiales – Holdings) transmis par le service dédié,
suivi des signatures des dirigeants du périmètre parisien puis renvoi par courrier dématérialisé et
physique
– Préparer et organiser la logistique des réunions professionnelles (branchement TV / Polycom, boissons, déplacements, interventions orales/écrites, séminaires…)

De manière régulière :

– Suivi des stocks des fournitures et consommables (commande + vérification de la conformité)
– Assistance dans le Suivi des contrats des prestataires de service ainsi que détection et résolution des
problèmes éventuels
– Vérification des factures des prestataires suivis, puis envoi via Docusign au signataire légal pour
validation avant transfert pour comptabilisation et paiement
– Rédaction de tout support de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes
rendus, …) sollicitée par la hiérarchie
– Classement, archivage, organisation des dossiers et mise à jour de bases de données
– Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions des acteurs du bureau parisien, les assister
en général

De manière ponctuelle :

– Participation aux actions communes du Pôle OM Groupe de sorte à prêter main forte aux homologues
sur les autres sites physiques
– Gestion de l’organisation (hébergement des intervenants et planification des réceptions) des
évènements (sessions budgétaires, vœux annuels, etc…) organisés par la société