Assistant(e) de Direction / Office Manager, vous voyez une différence ?

Sur quels sujets un patron a-t-il besoin d’être soulagé ?

Tout d’abord, il faut savoir ce dont a besoin le manager :
– a-t-il besoin d’une personne qui l’assistera lui en priorité ? Nous nous tournons vers un profil orienté assistanat de direction.
Ou
– souhaite-t-il une personne qui puisse faciliter le quotidien de son entreprise ? Nous nous tournons vers un profil d’office manager.

La frontière est très mince car aujourd’hui les assistant(e) de direction ne se limitent plus aux tâches « basiques » et exécutantes : agenda, déplacements, réunions…et ils/elles peuvent avoir des tâches d’assistanat de direction dans leur scope.

Pour résumer de manière très simple, l’assistant(e) de direction va faciliter le quotidien de son Directeur en se focalisant sur son support administratif et organisationnel et l’Office Manager va faciliter le quotidien de l’ensemble des collaborateurs grâce à sa vision globale et il/elle va également veiller au bon fonctionnement des locaux. L’Office Manager peut être rattaché(e) directement au dirigeant ou au services ressources humaines.

Quelles sont les tâches prédominantes d’un(e) Office Manager ?

Nous pouvons lister beaucoup de tâches tout dépend de l’activité de la structure, de sa taille et du besoin du manager pour lui-même.
L’Office Manager peut avoir des tâches d’assistanat de direction pour son patron.
Il/elle peut parfois manager des assistant(e)s dans des grosses structures.
Il/elle va également s’occuper des services généraux (choix et gestion des prestataires : ménage, fournitures, flottes automobiles et téléphonique, informatique, travaux…), il/elle peut avoir des tâches de facturation (la comptabilité peut être externalisée via un cabinet comptable), RH également comme par exemple la distribution des fiches de paie (la paie peut être externalisée), des tickets restaurant, le onboarding des nouveaux arrivants.
Il/elle peut aussi s’occuper de la communication interne et externe (organisation des soirées corporate, mise à jour des actualités sur le site internet de l’entreprise…)
C’est LA personne pivot au sein de l’entreprise qui sera le lien entre la Président et les salariés.
Elle connait tout le monde et n’hésite pas à remonter les informations qui le nécessitent.

Quelles sont les qualités requises pour être Office Manager ?

Dans ce paragraphe, nous allons nous attarder sur les softs skills.
L’Office Manager va être visible de tous car il/elle est en contact avec l’ensemble des salariés mais personne ne sait exactement tout ce que cette personne fait au quotidien. C’est un véritable travailleur de l’ombre.
Sa première qualité va être l’organisation, l’office manager est sur beaucoup de sujets en même temps et doit savoir prioriser ses sujets. Grâce à son organisation, il/elle pourra gérer des tâches simultanément. L’anticipation est essentielle également, car les problèmes qui pourraient arriver doivent être traités en amont afin qu’ils n’explosent pas.
Comme c’est la personne pivot au sein de l’organisation, il/elle doit être doté(e) d’un excellent relationnel. Bien entendu, la discrétion et la confidentialité sont de mises.